为什么需要安全的翻译工作流程

翻译资讯    发布时间:2018/12/14 15:47:25

大部分翻译项目在计算机和互联网上进行。客户必须在项目开始时将原始文件和任何补充材料转移给翻译人员,翻译人员需要将翻译后的草稿转交给客户进行反馈和批准。

任何行业的风险都很高,特别是那些处理敏感数据的人,如患者信息或法律记录。因此,具有严格数据保护协议的安全翻译工作流程至关重要。

语言解决方案合作伙伴(翻译公司)使用称为翻译管理系统(TMS)的平台,这是一个工作流程系统,可在翻译项目期间实现语言学家和客户之间的协作。TMS是与项目相关的数据的加密保留地,包括姓名,地址,医疗记录,法律记录以及与客户产品相关的专有信息。使用TMS,可以保持客户数据的完整性,并且所有翻译都在平台内进行,从而最大限度地减少与项目无关的人获取敏感信息的机会。

安全的翻译工作流程会影响翻译流程的各个方面。以下概述了安全翻译过程的工作原理以及客户在选择翻译公司时应该寻找的内容。

存储数据

安全翻译工作流程中最重要的部分是维护一个可以最大限度地降低数据泄露风险的环境。维护数据安全性的最常用方法是以人为本和以机器为中心。

在人力方面,翻译公司通常要求翻译人员签署保密协议,并为涉及客户数据的员工实施严格的培训计划。受密码保护的登录和访问数据的受限权限也有助于确保只有那些需要的人才能查看数据。  

人类语言学家并不是唯一可以访问与翻译项目相关的数据的人。大多数翻译公司也使用某种形式的机器翻译(MT),特别是对于大型项目,以减少时间和成本。安全的MT环境意味着MT应用程序已加密并受密码保护。没有人类语言学家或客户的知识,MT系统中不应存储任何数据。

访问翻译信息

许多公司在共享信息和文档时依赖Google Docs或Dropbox等平台。有时,员工使用个人计算机处理文档,并来回发送电子邮件文件,以便将它们存储在多个桌面上。虽然这些方法对某些内部项目或共享计划有用,但涉及个人数据或敏感信息的项目需要更强大的保护。当语言学家从事翻译工作时,他们必须通过翻译公司服务器上的TMS(需要安全凭证),而不是将必要的文件下载到他们自己的计算机上。这可确保所有翻译文档保留在TMS内,并且不与其他任何人共享。

传输数据

绝不应通过电子邮件发送敏感数据,这很容易被黑客入侵。通过TMS,客户端和语言专家通过安全文件传输协议(FTP)发送文件,该协议通过256位加密连接传输数据。除了确保数据安全性之外,具有FTP功能的TMS还可确保将所有相关文件保存在同一位置。

ISO认证

语言解决方案行业最前沿的翻译公司经常寻求额外的安全认证,如ISO 27001,该标准证明组织已建立信息安全管理系统(ISMS)以加强数据保护并防止数据泄漏。

这种额外的关注度与客户建立了信任关系,并表明翻译公司非常重视数据安全性。

值得花时间和投资

随着全球市场越来越意识到共享个人信息所涉及的风险,在翻译过程中采取翻译公司保护数据的步骤将有助于提高您的声誉并避免数据灾难。无论您的组织在哪个行业内工作,采用最佳实践来实现安全翻译都非常值得花时间和投资。


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